Ferramentas de organização podem fazer mais do que apenas manter você no caminho certo no trabalho. Eu administro toda a minha vida no Notion, e ele me ajuda a ficar por dentro de quase tudo. O Notion é um sistema abrangente de gerenciamento de informações pessoais que permite organizar tarefas, projetos e anotações de forma eficiente.
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1. Páginas dedicadas a tudo que requer organização
Minha primeira regra para organizar qualquer coisa no Notion é separar os itens em páginas. Tenho páginas separadas para trabalho e vida pessoal, e páginas aninhadas dentro delas para categorizar diferentes tarefas. Isso me permite aplicar as melhores práticas de gerenciamento de projetos pessoais.
Tenho uma página separada de planejamento financeiro com páginas dedicadas ao acompanhamento de receitas, despesas, grandes compras, poupanças e investimentos. Isso também se aplica ao trabalho. Como jornalista, escritor e programador, tenho diferentes caminhos de carreira abertos ao mesmo tempo. Ter páginas dedicadas me permite acompanhar diferentes tipos de trabalho separadamente, o que é crucial para melhorar a produtividade.
Em situações recorrentes, como o planejamento de orçamentos mensais, essa estrutura se torna uma grande economia de tempo. Em vez de ter que analisar extratos bancários, e-mails, cartas e planilhas complicadas que uso para controlar grandes quantias de dinheiro, posso organizar tudo perfeitamente no Notion Pages. Isso reduz o tempo perdido na busca de informações.
Você não precisa necessariamente fazer isso, e o Notion é perfeitamente capaz de rastrear todos os tipos de coisas em uma página. No entanto, ter essa hierarquia de páginas aninhadas me permite encontrar exatamente o que estou procurando sem ter que rolar por um monte de informações irrelevantes. Isso garante foco em tarefas importantes e evita distrações.
2. Listas de verificação para listas rápidas no Notion
O recurso de bloco de lista de tarefas do Notion permite que você crie listas de verificação recolhíveis para anotar rapidamente suas tarefas. Uma lista de tarefas geralmente é o primeiro passo quando preciso começar a monitorar algo novo ou inserir informações no Notion.
As caixas de seleção no Notion são tratadas da mesma forma que as listas com marcadores, então você pode ter caixas de seleção aninhadas (ou marcadores) em cada elemento. Usando essa abordagem, posso definir claramente minhas tarefas e quaisquer requisitos, etapas ou subtarefas dentro delas com total facilidade. Você também pode definir lembretes, o que significa que se usar esse recurso corretamente, você pode substituir seu aplicativo de tarefas pelo Notion.
A maioria das minhas páginas do Notion tem pelo menos algum tipo de lista de verificação. Além de monitorar tarefas diárias, uso essas listas de verificação para qualquer coisa, desde fazer compras de supermercado até controlar os livros que preciso ler e acompanhar meu progresso na montagem do meu novo escritório.
O único recurso que você perde em comparação com um aplicativo dedicado a lista de tarefas é a capacidade de fixar um widget contendo sua lista de tarefas na tela inicial do seu telefone. O Notion tem widgets para Android disponíveis, e o widget Página ajudará você a acessar rapidamente a página que contém sua lista. No entanto, aplicativos como o Microsoft To-Do oferecem uma ferramenta com a capacidade de selecionar ou adicionar novas tarefas diretamente da tela inicial, proporcionando uma experiência mais integrada.
3. Bancos de dados para acompanhamento de trabalhos e projetos
eu sou Eu uso bancos de dados Notion. Para rastrear quase tudo. Ele permite que você crie propriedades individuais, use fórmulas e suporte a automação para facilitar a vida. Os bancos de dados do Notion também podem ser sincronizados com aplicativos de terceiros, como Asana, Jira ou GitHub, facilitando o rastreamento de tarefas em diferentes plataformas.
Cada item individual em um banco de dados Notion é uma página, o que significa que você pode organizar muitas informações em uma única tabela. Você também pode criar visualizações personalizadas para seus bancos de dados com filtros e classificações específicos para categorizar facilmente seu conteúdo. E se você quiser vincular dados entre tabelas, o recurso de relacionamento do Notion também cuidará disso. Bancos de dados maiores com muitos itens ou vários bancos de dados em uma única página podem dificultar a navegação. Por isso, configurar visualizações personalizadas permite que você encontre rapidamente informações relevantes que talvez não consiga ver rapidamente.
Ao configurar um banco de dados, você tem a opção de adicionar diferentes propriedades do banco de dados às colunas. Há 21 propriedades diferentes disponíveis para bancos de dados, incluindo desde textos e números simples até fórmulas e botões que acionam automações específicas com um único clique. Você pode até carregar arquivos e imagens para seus bancos de dados para fácil armazenamento.
Meu sistema de rastreamento extrai tarefas relevantes do Asana assim que elas são atribuídas a mim. Após a importação, uso páginas individuais para conter pesquisas ou notas para o artigo e minhas propriedades de rastreamento para dividir tarefas complexas em partes menores.
Se você tiver vários bancos de dados que rastreiam tarefas em páginas diferentes, você pode converter esses rastreadores de tarefas em um banco de dados de tarefas. Todas as tarefas atribuídas a você aparecerão na seção. Minhas tarefas Na página inicial do Notion. Tenha em mente que os bancos de dados de tarefas devem ter uma propriedade Caso و Administrador و data de vencimento, então não se esqueça de adicioná-lo caso ainda não o tenha feito.
Você deve fazer upgrade para pelo menos uma assinatura Notion Plus para usar totalmente os bancos de dados, mas os recursos adicionais valem o custo. Com todo o tempo que esse aplicativo me economiza, Minha assinatura do Notion se paga todo mês..
4. Use cores para indicar o status da tarefa no texto.
O Notion oferece algumas opções básicas de formatação de texto, incluindo negrito, itálico, sublinhado e tachado, bem como cores de fundo e de texto. Se você precisa criar um sistema de rastreamento rápido, sugiro usar cores para indicar o status das tarefas, o que é Estratégia eficaz de gerenciamento de tarefas.
Um dos sistemas de gerenciamento de tarefas anteriores que usei dependia de cores de texto para rastrear minhas ideias. Depois de ter uma lista de tarefas pronta com ideias potenciais, colori o texto com cores diferentes para indicar o progresso de cada ideia. Este método ajuda em Organizar tarefas Visualmente.
Tarefas amarelas indicam que um editor as está revisando, tarefas verdes indicam que elas foram aprovadas e tarefas vermelhas indicam que elas foram rejeitadas. Depois de terminar de escrever um artigo, posso simplesmente marcar a caixa de tarefas e passar para a próxima tarefa. Este método simples melhora Produtividade de tarefas.
Este sistema não é tão detalhado quanto meu atual sistema de gerenciamento de artigos, que é criado usando bancos de dados. Mas se você recebeu um novo projeto e não tem tempo para decidir como criar um sistema de acompanhamento bem organizado, um texto colorido na sua lista de tarefas pode fazer maravilhas. É uma solução rápida e eficaz para Rastreamento de tarefas.
5. Integração do Google Agenda e Planilhas Google
Embora o Notion seja uma ferramenta versátil, ele não pode fazer tudo. É aqui que entram as integrações de aplicativos de terceiros. As muitas integrações do Notion aumentam a produtividade.Você sempre pode incorporar conteúdo da web se um serviço específico não for suportado.
Gosto muito dos bancos de dados do Notion, mas as fórmulas do Notion não funcionam da mesma forma que as fórmulas do Excel ou do Planilhas Google. Nesses casos, crio uma planilha do Planilhas Google e a importo para a página relevante do Notion.
Basta copiar o link de compartilhamento do Planilhas Google e incorporá-lo no Notion usando um bloco. Embutir. Você terá uma planilha totalmente funcional diretamente na sua página do Notion, com a mesma funcionalidade do aplicativo da web Planilhas Google.
O mesmo se aplica ao Google Agenda. Como usuário antigo do Android, estou profundamente imerso no ecossistema do Google, então mudar para o Notion Calendar não é muito prático para mim. Usando a função de incorporação, posso adicionar meu calendário a qualquer página do Notion e fazer com que ele exiba quaisquer novos compromissos ou eventos que eu adicionar do aplicativo Calendário no meu telefone.
O Notion é uma ferramenta extremamente poderosa, especialmente considerando o quão fácil é configurá-la. Você terá que gastar algum tempo descobrindo todos os diferentes recursos e blocos, mas, depois que fizer isso, você estará no controle de tudo, desde uma tarefa de trabalho importante até um encontro do qual não se lembrava.
