O Excel possui uma ampla gama de funções internas úteis, mas isso não significa que você deva usá-las aleatoriamente. Uma O que fazer quando o Excel está lento É uma questão de verificar algumas fórmulas para garantir que você esteja usando essas funções com eficiência. Mesmo as aparentemente simples podem ter um impacto significativo no desempenho e causar inúmeros problemas.
Embora existam muitas causas possíveis, fórmulas que usam funções variáveis, funções de matriz e funções de pesquisa são as mais significativas. Explicarei por que elas podem estar deixando suas planilhas lentas, além de algumas dicas sobre como corrigi-las para melhorar o desempenho ou quando evitá-las completamente.
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Fórmulas contendo funções variáveis
Há uma boa razão pela qual os profissionais o utilizam com moderação.
Se você notar que sua planilha do Excel recalcula sempre que você faz uma alteração e isso afeta o desempenho, o culpado provavelmente são as funções variáveis. Funções variáveis forçam recálculos para manter os resultados atualizados. Elas fazem isso mesmo que a alteração não afete nenhuma das células referenciadas ou sua saída.
Uma função de variável comum é NOW, que retorna a data e hora atuais e é útil para cenários como cálculo de prazos, inserção de carimbos de data/hora e atualização de painéis em tempo real. Outra função é Função INDIRETA, que usa sequências de texto para criar referências de células e é útil para fazer referência a intervalos dinâmicos, entre outras coisas.
Embora façam um bom trabalho em manter as coisas dinâmicas, devem ser usados apenas quando necessário. Isso é especialmente verdadeiro para formulários grandes contendo dezenas de planilhas ou milhares de linhas. Também é melhor usar alternativas não voláteis sempre que possível (por exemplo, inserir a data manualmente em vez de usar a função AGORA).
Se não for possível evitar funções variáveis e elas deixarem sua pasta de trabalho lenta, você pode desativar o recálculo automático. Dessa forma, você pode acionar os recálculos manualmente em vez de tê-los ocorrendo a cada pequena alteração, mas a desvantagem é que é fácil esquecer de fazer isso. F9 Recalcula todas as planilhas abertas e Shift + F9 Recalcula somente a planilha ativa.
Fórmulas matriciais antigas
Processar fórmulas matriciais nem sempre é tão simples.
Para criar fórmulas de matriz, digite a fórmula e pressione Ctrl + Shift + Enter Em vez de apenas EntrarVocê saberá que a criou com sucesso se a fórmula for automaticamente colocada entre chaves.
Fórmulas de matriz são particularmente úteis quando seus cálculos envolvem múltiplos valores, poupando-lhe a etapa extra de criar colunas auxiliares. Elas também podem retornar múltiplos resultados.
Fórmulas matriciais são um recurso antigo, especialmente agora que a Microsoft introduziu funções de matriz dinâmica mais eficientes no Excel para Microsoft 365. No entanto, elas ainda têm sua utilidade, especialmente quando você deseja garantir a compatibilidade com versões mais antigas do Excel (2019 ou anteriores). É por isso que elas não desaparecerão tão cedo.
Embora tudo esteja organizado em uma única linha ao usar fórmulas matriciais, o Excel processará a fórmula várias vezes para obter os resultados. Isso pode ser computacionalmente custoso, especialmente em planilhas grandes do Excel.
Para evitar fórmulas matriciais, você pode considerar o uso de colunas auxiliares, que distribuem seus cálculos por várias células. Se não puder evitá-las, tente não usá-las com funções variáveis. Se a compatibilidade não for um problema, você pode simplesmente usar funções matriciais dinâmicas sempre que possível.
Fórmulas de pesquisa
É conveniente, mas pode ser caro.
Se você precisar encontrar um valor específico em uma planilha do Excel, a maneira mais rápida é usar uma fórmula de pesquisa. As funções mais comuns usadas nessas fórmulas são PROCV e PROCH, que pesquisam em colunas e linhas, respectivamente. Por exemplo, é fácil encontrar o preço de um produto em uma lista vertical usando seu nome. PROCV.
O problema é que essas fórmulas de pesquisa podem causar degradação de desempenho se precisarem pesquisar grandes conjuntos de dados, especialmente quando os dados pesquisados estão espalhados em várias planilhas. Isso se torna um processo demorado e pode sobrecarregar o Excel.
A menos que você use funções de pesquisa extensivamente, isso pode não ser um grande problema para a versão do Excel para Microsoft 365, pois ela cria um índice temporário que acelera as pesquisas recorrentes. Ela também possui uma função de pesquisa alternativa mais eficiente (e versátil) chamada XLOOKUP, que você pode usar em seu lugar.
Se você precisar usar fórmulas de pesquisa em versões mais antigas do Excel, é mais eficiente usar a fórmula na mesma planilha que a matriz de pesquisa. Você também deve limitar o escopo da sua pesquisa apenas às células necessárias (por exemplo, B2: B100)—Evite referir-se à coluna inteira (por exemplo, B: B).
). Além disso, use correspondência aproximada em vez de correspondência exata, porque a primeira não exige pesquisar em todas as células para encontrar o valor necessário.
Liberte o poder dos arquivos Excel ultrarrápidos
Na minha experiência, esses três são os maiores problemas que os usuários enfrentam. Você também deve ficar atento a fórmulas aninhadas, especialmente aquelas que contêm lógica condicional complexa. Novamente, isso pode não ser um problema grave no Excel para Microsoft 365, que usa índices ocultos para acelerar pesquisas recursivas.
Além de verificar suas fórmulas, certifique-se de que o Excel esteja atualizado, exclua dados desnecessários e remova suplementos não utilizados. Qualquer coisa que você possa fazer para acelerar seu arquivo do Excel é um incômodo a menos. Você pode se concentrar em concluir o trabalho em vez de perder mais tempo otimizando.
