Se você trabalha em equipe e precisa se comunicar e compartilhar emails com seus colegas de maneira mais eficaz, adicionar uma caixa de correio compartilhada no Outlook pode ser a solução perfeita. O que ajudará no gerenciamento fácil de mensagens recebidas e enviadas, facilitando a colaboração e reduzindo a possibilidade de perda de informações importantes.
Se você tiver acesso a uma caixa de correio compartilhada da sua organização, precisará adicioná-la ao seu cliente Outlook. Aprenda como fazer isso no macOS, no Windows 11 e na web. verificar Maneiras simples de personalizar o Outlook e adaptá-lo às suas preferências.
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O que é uma caixa de correio compartilhada e por que ela é útil?
Uma caixa de correio compartilhada, semelhante a uma caixa de entrada compartilhada, é simplesmente um endereço de e-mail que usuários autorizados podem acessar de seu cliente Outlook no desktop e na web. Quando alguém responde a uma mensagem enviada para uma caixa de correio compartilhada, ela parece ser do endereço compartilhado e não de um usuário individual.
Você pode querer usar uma caixa de correio compartilhada por vários motivos. Primeiro, pode ser usado como uma caixa de entrada central, onde todos os e-mails para um endereço específico chegam em uma caixa de correio. Se uma organização tiver departamentos diferentes, como RH, Suporte, Finanças e TI, cada um poderá usar sua própria caixa de correio compartilhada.
Você pode converter temporariamente uma caixa de correio normal em uma caixa de correio compartilhada para economizar nos custos de licenciamento. Você também pode usar um como uma conta de e-mail sem resposta ou um aplicativo de calendário de equipe compartilhado no cliente Outlook clássico.
No entanto, existem algumas limitações. Por padrão, cada caixa de correio compartilhada recebe 50 GB de espaço de armazenamento. Se você exceder o limite, será necessária uma licença adicional para alocar mais espaço de armazenamento. Embora uma caixa de correio compartilhada possa conter até 25 usuários por vez, poderá haver dificuldades se muitos usuários a acessarem ao mesmo tempo.
Como adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook no Windows
Antes de adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook, o administrador do Office 365 deve conceder a permissão necessária à sua conta. Depois de fazer isso, a caixa de correio compartilhada aparecerá na sua conta na próxima vez que você iniciar o Outlook.
Caso contrário, você pode adicioná-lo manualmente:
- No Outlook, clique com o botão direito no nome da sua conta e escolha Adicione uma pasta ou caixa de correio compartilhada .
- Na caixa de diálogo Adicionar pasta ou caixa de correio compartilhada, insira o endereço da caixa de correio compartilhada. Então clique Adição.
- Depois de um momento, sua caixa de correio compartilhada deverá aparecer na parte inferior da sua conta de e-mail. Se você vir um erro de permissão, entre em contato com o administrador do Office 365 para garantir que possui o acesso necessário.
Se você não vir a caixa de correio compartilhada imediatamente, clique para expandir a pasta Compartilhado comigo para exibi-la. Esta é a visualização padrão no novo cliente Outlook. Infelizmente, não há como removê-lo da pasta Compartilhado comigo e fazer com que pareça uma conta privada, como acontece com o cliente Outlook clássico.
Para enviar mensagens de email por meio da caixa de correio compartilhada ou como caixa de correio compartilhada, clique em novo e-mail. Em seguida, clique no menu suspenso De e selecione o endereço da caixa de correio compartilhada. Digite seu e-mail e clique em “Enviar”.
Adicione uma caixa de correio compartilhada ao Outlook clássico
Se estiver usando o cliente Outlook clássico, você pode adicionar uma caixa de correio compartilhada seguindo estas etapas:
- Abra o cliente Outlook clássico, clique em Arquivo, clique em Configurações de conta e escolha Configurações de conta novamente.
- Na caixa de diálogo Configurações da conta, selecione sua conta de e-mail comercial e clique em Alterar.
- Escolha mais Configurações -> Opções avançadas -> Adicionar.
- Digite o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada e clique em OK.
- Clique em “Aplicar” e “OK” para salvar as alterações.
- Escolha “Avançar” -> “Concluir” -> “Fechar”.
Se a opção Adicionar estiver esmaecida, você provavelmente tem várias contas do Exchange configuradas no mesmo perfil do Outlook. Para corrigir isso, crie um novo perfil e adicione apenas a conta associada à caixa de correio compartilhada. Feito isso, a opção “Adicionar” deverá estar disponível.
Para criar um novo perfil do Outlook:
- Vamos para Arquivo -> Configurações da conta -> Gerenciar perfil.
- Na caixa de diálogo Configuração de email, clique em Mostrar perfis.
- Na guia Geral, clique em Adicionar, insira um nome para o novo perfil e clique em OK.
- Insira os detalhes da conta associados à caixa de correio compartilhada que você deseja adicionar. Então, digite seu nome, endereço de e-mail e senha e clique em “Avançar”. Siga as instruções na tela para terminar de adicionar a conta.
- Retorne à caixa de diálogo Correio e clique em OK para salvar as alterações.
Com seu novo perfil pronto, repita as etapas para adicionar uma caixa de correio compartilhada. Para mudar seu perfil do Outlook, vá para Arquivo -> Configurações da conta -> Alterar perfile clique em OK para fechar o Outlook. Reinicie o Outlook, escolha seu perfil preferido e clique em OK.
Como adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook no macOS
Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao cliente Outlook no macOS é um processo simples. Veja como fazer isso:
- Abra o cliente Outlook e clique em Menu Ferramentas, E selecione Contas.
- Selecione a conta que tem acesso à caixa de correio compartilhada. Então, escolha Delegação e participação.
- Abra a guia “Compartilhado comigo”.
- Clique no ícone de adição (+) para adicionar uma caixa de correio compartilhada ou delegada.
- Digite o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada e escolha-o no resultado da pesquisa.
- Clique Adição. O Outlook verificará as permissões necessárias e adicionará a caixa de correio compartilhada. Quando terminar, clique Feito.
A nova caixa de correio compartilhada aparecerá como uma conta separada na sua conta existente do Outlook. verificar Como recuperar ou substituir uma mensagem de e-mail enviada no Outlook.
Adicione uma caixa de correio compartilhada ao Outlook clássico no Mac
Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook legado no seu Mac é um pouco diferente. Veja como fazer isso:
- No cliente Outlook herdado, abra um menu Ferramentas E escolha Contas.
- Clique para abrir Opções avançadas Em seguida, abra a guia Comissários.
- Clique no botão + (Adicionar).
- Digite o nome da sua caixa de correio compartilhada ou endereço de e-mail e selecione-o.
- Clique Adição Então clique Está bem Para salvar as alterações.
Como adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook na web
Se você estiver usando o Microsoft Outlook Online, siga estas etapas para adicionar uma caixa de correio compartilhada:
- Logar em Outlook Na internet.
- No painel lateral, clique com o botão direito Pastas E escolha Adicione uma pasta ou caixa de correio compartilhada.
- Na caixa de diálogo pop-up, digite e selecione o endereço da caixa de correio compartilhada. Então clique Adição.
Adicionar uma caixa de correio compartilhada no Outlook permite que você e seus colegas gerenciem emails com mais eficiência, facilitando a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. Seguindo passos simples, você pode ativar esse recurso e aproveitá-lo para organizar suas mensagens e simplificar seu trabalho diário. Agora você pode visualizar Como tornar o Outlook menos perturbador com essas dicas rápidas.
