A maioria das empresas, incluindo organizações governamentais e organizações sem fins lucrativos, usa o Microsoft Excel para preparar seus orçamentos. O Excel fornece flexibilidade, familiaridade e facilidade de coleta, classificação, gerenciamento e análise de dados para detalhes de orçamento e previsão.
Mas o Excel é o aplicativo certo para o orçamento empresarial? Vamos descobrir os prós e os contras de usar o Excel como um aplicativo de orçamento para responder a essa importante pergunta. Verificar Como corrigir o travamento do Microsoft Excel ao copiar e colar: métodos eficazes.
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Prós de preparar um orçamento empresarial no Excel
A Microsoft lançou o Excel em 1985 como uma opção para gerenciar planilhas. Segundo pesquisa realizada pela empresa Corporação Centage No entanto, a maioria dos CFOs (quase 88%) ainda usa planilhas para preparar seus orçamentos empresariais. Isso diz muito sobre a utilidade que o aplicativo oferece. Mas por que o Excel é tão popular como uma opção de orçamento de despesas comerciais? Vamos descobrir.
1. Todo mundo já sabe usar o Excel
De uma forma ou de outra, a maioria dos graduados universitários usou o Excel durante seus estudos. O que leva a deixar claro o quão versátil é o aplicativo e que quase todo mundo sabe o básico de como usá-lo. Como a maioria de seus funcionários está familiarizada com os conceitos básicos de como lidar com a interface do Excel, tudo o que eles precisam é de um simples empurrão na direção certa e eles gerenciarão as finanças de sua empresa sem problemas.
Ao fazer o orçamento no Excel, você economizará tempo e recursos que poderiam ser gastos em treinamento — especialmente útil se você estiver administrando uma pequena empresa ou uma startup com recursos limitados.
2. O Excel é barato e acessível
Quase todo mundo tem uma cópia do Microsoft Excel. Se sua empresa exigir que mais pessoas participem do processo orçamentário, você pode compartilhar o acesso com qualquer pessoa que tenha uma cópia do Excel sem adquirir licenças adicionais. Sempre que possível, as pequenas empresas devem evitar o assistente de orçamento empresarial porque ele pode gerar muitos custos. Verificar Como criar um balanço no Microsoft Excel.
3. Você pode personalizar suas planilhas do Excel
Nas empresas, principalmente nas startups, a capacidade de customização é um recurso muito útil e necessário, pois diferentes estágios de desenvolvimento de um negócio exigem diferentes abordagens. Uma das maiores vantagens das planilhas do Excel em relação a outros aplicativos de orçamento é que o poder está nas mãos dos usuários.
O Excel é um aplicativo bastante complexo, mas oferece flexibilidade aos seus usuários na forma de muitos recursos e funções. Depois de entender as funções do Excel, você pode fazer basicamente qualquer coisa, desde preparar um orçamento comercial até análises financeiras e exibir gráficos. Você também pode criar funções personalizadas, macros e modelos de orçamento no Excel para atender aos requisitos exclusivos do seu negócio.
Contras de preparar um orçamento empresarial no Excel
Como qualquer outra coisa, o Excel tem seu quinhão de limitações quando se trata de composição do orçamento empresarial.
1. É demorado e sujeito a erros
A preparação de um orçamento de despesas comerciais no Excel requer entrada manual de dados. Como depende tanto do esforço humano, os erros são praticamente inevitáveis. A probabilidade de tais erros aumenta com o volume e a complexidade dos dados inseridos, levando a projeções orçamentárias falsas e projeções voláteis de receitas.
Em empresas multimilionárias, um simples erro de digitação ou erro de cálculo pode custar milhões de dólares. Tome um exemplo TransAltaUm simples erro de recortar e colar custou à empresa US$ 24 milhões. As empresas frequentemente revisam e corrigem problemas em suas planilhas de Excel para evitar tais riscos, que lhes custam tempo, esforço e custos valiosos.
2. Problemas de escalabilidade para conjuntos de dados maiores
O Excel, por ser barato e acessível a qualquer usuário, oferece às pequenas empresas uma baixa barreira à entrada com utilidade e funcionalidade impecáveis. No entanto, à medida que o negócio cresce, os dados necessários para orçamento e previsão aumentam exponencialmente. O Excel geralmente não consegue lidar com grandes quantidades de dados contendo muitas funções e macros e provavelmente ficará lento ou até travará. VerificarComo se tornar um especialista em entrada de dados.
3. Falta de acesso baseado em função e problemas de segurança
Os arquivos do Excel podem ser facilmente compartilhados com qualquer pessoa que tenha uma cópia do aplicativo, colocando em risco as informações confidenciais da empresa. Embora você possa proteger os arquivos do Excel com uma senha, a senha deve ser compartilhada com as pessoas relevantes durante a preparação do orçamento.
O Excel não fornece acesso baseado em função, portanto, qualquer pessoa com uma senha pode acessar toda a planilha. Isso pode ser uma grande preocupação de conformidade para a maioria das empresas.
O Excel é o aplicativo certo para suas necessidades de orçamento comercial?
O Excel tem suas vantagens como um aplicativo de orçamento de despesas de negócios dedicado, mas é uma boa ideia investir em um aplicativo de orçamento de empresa se você estiver com problemas. Empresas maiores podem ter dificuldade em usar o Excel como a única solução de orçamento.
Problemas de consolidação, formatação, segurança e colaboração de dados são apenas alguns dos problemas que grandes organizações podem encontrar ao fazer orçamentos no Excel. No entanto, se você ainda estiver em uma pequena empresa ou em uma startup com partes móveis limitadas, o Excel pode ser uma opção de orçamento versátil, barata e eficaz.
Se você estiver usando o Excel para preparar seu orçamento comercial, mas ainda estiver preso ao básico, considere aprender alguns cursos de nível avançado para melhorar seu processo de orçamento comercial. Você pode ver agora Como aprender o Microsoft Excel rapidamente: melhores dicas.
