Ao trabalhar com dados no Excel, algumas tarefas podem parecer desnecessariamente tediosas. Talvez você precise dividir uma coluna de nomes completos em colunas separadas para nome e sobrenome, ou combinar texto de várias células com vírgulas específicas. Esses não são desafios analíticos complexos — são tarefas básicas de processamento de dados que surgem regularmente.
A boa notícia é que o Excel possui funções integradas projetadas especificamente para essas situações. No entanto, elas são frequentemente esquecidas por não fazerem parte do O conjunto de ferramentas padrão do Excel que a maioria das pessoas aprende, inclusive eu. As funções que abordarei aqui não são sobre cálculos avançados, mas se você se pega fazendo trabalho repetitivo com dados, essas funções podem economizar seu tempo.
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5. DIVISÃO DE TEXTO
Separa textos colados
Se você já recebeu uma planilha onde alguém espremeu o nome e o sobrenome, e talvez até as iniciais do nome do meio, em uma única célula, sabe como é difícil separar esses dados. O TextSplit resolve exatamente esse problema: ele pega o texto de uma única célula e o divide em várias colunas com base em um separador que você especificar.
Vamos trabalhar com uma planilha de vendas de exemplo. Você verá os nomes dos representantes de vendas listados como "Sarah Chen", "Mike Johnson" e "Lisa Park", todos em uma coluna. Em vez de digitar manualmente cada nome em colunas separadas, o TextSplit faz o trabalho automaticamente.
A fórmula é a seguinte:
=TEXTSPLIT(texto, delimitador_coluna, [delimitador_linha], [ignorar_vazio], [modo_correspondência], [preencher_com])
Veja o que cada professor faz:
- texto: A célula que contém o texto que você deseja dividir.
- delimitador_col: O caractere que separa seus dados (como um espaço, vírgula ou ponto e vírgula).
- delimitador_de_linha (opcional): Usado ao dividir em linhas e colunas.
- ignore_empty (opcional): TRUE ignora valores vazios, FALSE os mantém (o padrão é FALSE).
- match_mode (opcional): Controla a diferenciação entre maiúsculas e minúsculas (0 para diferenciação entre maiúsculas e minúsculas, 1 para não diferenciação entre maiúsculas e minúsculas).
- pad_with (opcional): Com o que você preenche células vazias quando os resultados têm comprimentos desiguais?
Para nomes de representantes de vendas, por exemplo, eu usaria a seguinte fórmula para dividir os nomes em colunas separadas:
=TEXTSPLIT(A2, " ")
A função cria automaticamente o número necessário de colunas com base nos seus dados. Embora essa abordagem básica funcione na maioria dos casos, existem parâmetros adicionais que oferecem um controle mais preciso sobre Função TEXTSPLIT no Excel.
4. TEXTJOIN
Mesclar várias células em uma única célula
TEXTJOIN faz o oposto de TEXTSPLIT. Ele pega texto de várias células e os combina em uma única célula usando o separador que você escolher. Isso é útil quando você precisa criar valores sequenciais, como endereços completos, descrições de produtos ou listas de e-mail.
A fórmula fica assim:
=TEXTOJOIN(delimitador, ignorar_vazio, texto1, [texto2], ...)
Veja o que cada parâmetro controla:
- delimitador: O caractere ou texto que separa os valores incorporados (vírgula, espaço, traço, etc.).
- ignore_empty: TRUE para ignorar células em branco, FALSE para incluí-las no resultado.
- texto1, texto2, etc.: As células ou intervalos que você deseja mesclar (você pode especificar células individuais ou intervalos inteiros).
Olhando para a planilha de vendas, se eu tiver colunas separadas para nome e região, mas precisar delas em uma coluna que as combine, eu usaria TEXTJOIN. ignorar_vazio TRUE significa que todas as células em branco serão automaticamente ignoradas.
=TEXTJOIN(" - ", VERDADEIRO, B2, D2)Ao escolher entre diferentes métodos de integração de texto, é importante entender Diferenças entre as funções CONCAT e TEXTJOIN Ele pode ajudar você a escolher a ferramenta certa para suas necessidades específicas de integração de dados.
3. ESCOLHAS
Especifique colunas específicas dos seus dados.
CHOOSECOLS permite extrair colunas específicas de um intervalo sem copiar e colar ou criar referências. Se você tem um conjunto de dados grande, mas precisa apenas das colunas 2, 5 e 8 para sua análise, esta função pegará o que você precisa e descartará o restante.
Com base nos dados de vendas, talvez eu queira extrair apenas o vendedor e os nomes dos vendedores, ignorando datas de pedidos, categorias de produtos e outros detalhes. Em vez de selecionar e copiar colunas manualmente, a função CHOOSECOLS cria uma referência dinâmica que é atualizada automaticamente quando os dados de origem são alterados.
A função segue a seguinte fórmula:
=CHOOSECOLS(matriz, col_num1, [col_num2], ...)
Veja como cada parâmetro funciona:
- matriz: O intervalo ou tabela que contém seus dados de origem (pode ser um intervalo de células como A1:F100 ou uma referência de tabela).
- coluna_num1: O número da primeira coluna que você deseja extrair (1 para a primeira coluna, 2 para a segunda coluna, etc.).
- col_num2, etc.: Números de colunas adicionais que você deseja incluir (opcional – você pode especificar quantos quiser).
Por exemplo, se eu quisesse extrair os nomes dos representantes de vendas da coluna 2 e seus status da coluna 9, eu usaria:
=CHOOSECOLS(A1:I23, 2, 9)
A função retorna ambas as colunas como um array transmitido, redimensionado automaticamente para se ajustar aos dados. É por isso que CHOOSECOLS é um dos Funções do Excel que podem economizar muito tempoEle elimina a necessidade de várias fórmulas VLOOKUP ou de copiar colunas manualmente ao trabalhar com grandes conjuntos de dados.
O Excel também tem uma função CHOOSEROWS, que funciona de forma semelhante, mas seleciona linhas específicas em vez de colunas, usando a mesma estrutura de fórmula com números de linha.
2. PEGUE e LARGUE
Extraia partes dos seus dados
TAKE e DROP trabalham em conjunto para capturar partes específicas do seu intervalo de dados. TAKE extrai um número específico de linhas ou colunas do início ou do fim do seu conjunto de dados, enquanto DROP remove linhas ou colunas do início ou do fim, deixando o restante.
Essas funções atuam como ferramentas precisas para amostragem de dados. Seja para coletar apenas as dez primeiras linhas de dados para uma análise rápida ou para remover linhas de cabeçalho que estão obstruindo seus cálculos, essas funções realizam a tarefa com perfeição.
O TAKE usa esta fórmula:
=PEGAR(matriz, linhas, [colunas])
DROP segue um padrão semelhante:
=DROP(matriz, linhas, [colunas])
Veja como os parâmetros funcionam para ambas as funções:
- matriz: O intervalo de dados de origem que você deseja extrair ou modificar.
- filas: Número de linhas a serem retiradas/removidas (números positivos começam na parte superior, negativos começam na parte inferior).
- colunas (opcional):
O número de colunas que você deseja remover ou remover (positivo da esquerda, negativo da direita).
Para obter as cinco primeiras linhas de dados de vendas, use a seguinte fórmula:
=PEGUE(A1:C100, 5)
Para remover as primeiras 20 linhas e trabalhar com dados limpos, tente:
=DROP(A1:C23, 20)
Você pode combinar operações de linha e coluna. Por exemplo, a fórmula a seguir fornece as dez primeiras linhas e as três primeiras colunas:
=TAKE(A1:F23, 10, 3)
Essas funções são muito úteis, especialmente quando você precisa de subconjuntos dinâmicos de dados que se adaptam automaticamente. Aprenda Como usar as funções TAKE e DROP no Excel Ele abre possibilidades para você criar relatórios flexíveis que se adaptam a tamanhos variáveis de conjuntos de dados.
1. AGREGAR
Cálculos poderosos que lidam com dados confusos
AGREGADO combina a funcionalidade de 19 funções estatísticas diferentes em uma fórmula flexível. Seu diferencial é a capacidade de ignorar erros, linhas ocultas ou dados filtrados — algo que funções padrão como SOMA ou MÉDIA não conseguem fazer de forma confiável.
Se os seus dados contiverem alguns erros #N/D, ou se você filtrar para mostrar apenas determinadas regiões, o AGGREGATE pode calcular somas, médias ou outras estatísticas sem que esses problemas interrompam seus resultados. Acho isso útil ao trabalhar com conjuntos de dados dinâmicos, onde a visibilidade e a qualidade dos dados mudam com frequência.
A estrutura da frase inclui vários componentes:
=AGREGAR(número_de_funções, opções, matriz, [k])
Cada critério controla diferentes aspectos do cálculo:
- num_da_função: Um número de 1 a 19 que especifica a função a ser usada (1=MÉDIA, 4=MÁXIMO, 9=SOMA, 12=MEDIANA, etc.).
- opções: Controla o que ignorar durante o cálculo (0=nenhum, 1=linhas ocultas, 2=valores de erro, 3=linhas e erros ocultos, 5=somente valores de erro, 6=linhas e valores de erro ocultos).
- matriz: O intervalo de células a serem calculadas.
- k (opcional):
- Usado somente com certas funções, como GRANDE, PEQUENO ou PERCENTIL.
Para resumir os valores de vendas mostrados, ignorando quaisquer erros, posso usar:
=AGREGAR(9, 6, D2:D23)
O número 9 especifica a SOMA, e o número 6 informa à função para ignorar linhas ocultas e valores de erro.
Essa poderosa capacidade de realizar cálculos é exatamente o motivo pelo qual o AGGREGATE está incluído. Lista de funções do Excel que todo trabalhador de escritório deve conhecer—Ele lida com o caos de dados do mundo real que funções mais simples não conseguem gerenciar de forma eficaz.
Ferramentas integradas que valem a pena usar
As funções mais importantes do Excel geralmente não são as que as pessoas aprendem primeiro. No entanto, elas resolvem os problemas sutis que surgem no trabalho com planilhas, incluindo lidar com dados de texto confusos, extrair partes específicas de grandes conjuntos de dados e realizar cálculos com dados incompletos. Nenhuma das funções que discutimos exige habilidades avançadas em Excel. No entanto, TEXTSPLIT, CHOOSECOLS, TAKE e DROP estão disponíveis apenas no Microsoft 365 e no Excel para a Web.
Da próxima vez que você se vir limpando dados repetidamente ou copiando colunas manualmente, lembre-se de que essas funções existem. Elas já estão integradas ao Excel para lidar com as tarefas tediosas, para que você possa se concentrar no que os dados realmente estão lhe dizendo.
