A maioria dos funcionários está tão acostumada a alternar entre os aplicativos de trabalho com tanta frequência que desenvolve memória muscular de longo prazo ao fazer isso. Embora essas ferramentas sejam convenientes, elas não são muito úteis.
Alternar entre janelas e guias leva apenas alguns segundos, mas pode levar várias horas por semana se você executar vários aplicativos simultaneamente. A maioria dos funcionários nem percebe que está perdendo tempo. Para ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho, explicaremos as armadilhas de adotar muitos aplicativos de trabalho no escritório. Verificar Aplicativos e sites gratuitos para resolver problemas freelance comuns.
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O que causa a necessidade de alternar entre aplicativos durante o trabalho?
A tecnologia simplifica as operações de negócios e de rotina automatizando várias tarefas de trabalho. As ferramentas de gerenciamento de projetos organizam as responsabilidades da equipe, as ferramentas de controle de tempo monitoram a atividade dos funcionários e as ferramentas de agendamento definem prazos.
Com isso dito, os aplicativos ainda não podem substituir totalmente o esforço humano. Investir demais em automação, o que muitos empregadores fazem, força os funcionários a fazer malabarismos com vários aplicativos. Um estudo longitudinal conduzido por Co Okta, Inc 10% das empresas americanas publicam mais de 199 aplicativos de trabalho. A maioria das pessoas não consegue lidar com muitas plataformas rapidamente.
Efeitos negativos de alternar entre muitos aplicativos de trabalho
Alguns argumentariam que alternar entre janelas diferentes é um preço pequeno e inconseqüente a pagar pela automação e conveniência. Afinal, o usuário digital deve se adaptar às mudanças crescentes e rápidas. Embora as empresas só possam integrar software específico, o uso de muitos aplicativos de negócios leva a muitas desvantagens para os trabalhadores. Aqui estão alguns.
1. Alternar entre plataformas é uma perda de tempo
As empresas investem em ferramentas de negócios para economizar tempo. Ela espera que funcionários como você façam mais ao descarregar algumas de suas tarefas diárias. Sim, os aplicativos de desktop aceleram os fluxos de trabalho. Você pode incorporá-lo à sua rotina e reduzir sua carga de trabalho, mas o excesso de confiança sairá pela culatra.
A alternância frequente entre vários aplicativos desperdiça muito tempo. Em vez de tentar obter todas as plataformas populares, você deve selecionar os aplicativos de negócios que realmente resolverão tanto desperdício de tempo em seu local de trabalho. Peça aos moderadores para se limitarem às ferramentas básicas que já estão disponíveis. A compra excessiva de aplicativos apenas desperdiça recursos da empresa e coloca estresse desnecessário nos funcionários.
2. Armazenar informações em várias plataformas interfere na segurança
O controle de ativos desempenha um papel importante na segurança cibernética. A melhor forma de prevenir ataques externos e internos é monitorar os usuários que acessam, visualizam e modificam arquivos. Ninguém pode saber quando uma violação de dados acontecerá. O gerente de TI deve ter acesso em tempo real a qualquer parte dos dados da empresa XNUMX horas por dia, XNUMX dias por semana.
No entanto, o uso de vários aplicativos dificulta o monitoramento. Manter o controle de diferentes plataformas custa muitos recursos, então a maioria das empresas prefere ignorar completamente os aplicativos de baixa prioridade.
Observe que essa abordagem coloca em risco o sistema de segurança abrangente da empresa. O cibercriminoso de hoje tem as habilidades e os recursos tecnológicos para fazer uso indevido de informações de identificação pessoal (PII) desatualizadas e desatualizadas. Não migre os arquivos da empresa para qualquer aplicativo que você não possa monitorar rotineiramente. Verificar O que é gerenciamento de risco de terceiros e por que é importante?
3. Alternar entre aplicativos atrapalha as ideias
O processamento de novas informações impede que você atinja um estado de fluxo. Se você alternar entre diferentes plataformas várias vezes ao dia, terá dificuldades com tarefas complexas que exigem mais do que alguns minutos de concentração.
A troca de guias exige pouco esforço, mas navegar para diferentes tarefas exige muito esforço cognitivo. O funcionário não é uma máquina que processa automaticamente novas informações. Mostra um relatório emitido por um site Psychreg.org Os canais de memória de curto prazo podem armazenar apenas cerca de sete itens por 10 a 60 segundos.
A melhor abordagem é limitar as plataformas que você usa para cada tarefa. Digamos que você esteja escrevendo um artigo. Em vez de pular entre plataformas e guias para coletar informações enquanto digita, localize e colete os pontos mais importantes com antecedência. Verificar Razões pelas quais trabalhar em casa é ruim para você.
4. A execução de muitos aplicativos em segundo plano é prejudicial à funcionalidade do dispositivo
Muitos processos executados em segundo plano tornam seu dispositivo lento. Aplicativos leves, como aplicativos de mensagens instantâneas e ferramentas de gerenciamento de projetos, não consomem muita memória RAM. No entanto, executar aplicativos pesados, como aplicativos de edição de fotos, criadores de sites e aplicativos de videoconferência simultaneamente, pode causar alguns atrasos.
Você deve conhecer os limites do seu dispositivo. Bloqueie tarefas que requerem aplicativos pesados de RAM para que você possa se livrar de alguns processos em segundo plano durante esse período. Você não apenas protegerá seu gadget, mas também funcionará mais rápido. Distúrbios externos, como carregamento lento de páginas e aplicativos que não respondem, dificultam o foco, especialmente se você continuar reiniciando aplicativos corrompidos. Verificar Os problemas técnicos de trabalho remoto mais comuns e como corrigi-los.
5. Leva tempo para os novos funcionários se familiarizarem com várias plataformas
A preparação deve se concentrar na aclimatação. As melhores maneiras de dar as boas-vindas a novos funcionários incluem apresentações da equipe, treinamento aprofundado e recursos explicativos. Mas se seu chefe passa a maior parte do tempo ensinando-lhe artigos de papelaria, ele pode inadvertidamente perder de vista essas atividades.
6. O funcionário pode achar difícil lembrar de muitos paletes
Uma coisa é alternar entre várias janelas, mas outra é dominar as diferentes plataformas que você usa todos os dias. Nem todas as ferramentas são construídas da mesma maneira. Embora você possa aprender plataformas de comunicação e aplicativos de anotações rapidamente, usar plataformas de gerenciamento de projetos, criadores de sites e um editor de vídeo, entre outros recursos complexos, requer muita prática.
Estudar várias plataformas esgota você cognitivamente. Se você passar horas aperfeiçoando ferramentas de escritório, não terá mais energia ou inteligência para o seu trabalho real, o que prejudica o desempenho. Verificar As melhores ferramentas para melhorar sua experiência de trabalho remoto.
O que você pode fazer para reduzir a necessidade de alternar entre aplicativos?
Você terá mais controle sobre seu fluxo de trabalho se for autônomo. Avalie as ferramentas que você usa para automatizar tarefas freelance e veja quais se integram bem com outras que você já usa. A maioria das ferramentas de gerenciamento acomoda aplicativos de terceiros no mesmo ecossistema.
Como alternativa, você precisará do apoio de seu supervisor se trabalhar para uma empresa privada. Peça para revisar os relatórios de atividades da equipe em busca de gargalos no fluxo de trabalho. Remova ferramentas redundantes, verifique quais plataformas podem ser executadas em uma plataforma licenciada e tente estratégias eficazes de migração de arquivos. Depois de ter um argumento forte, envie-o ao departamento apropriado. Verificar Como identificar a demissão silenciosa no trabalho remoto: algumas dicas.
Elimine pequenos maus hábitos que atrapalham o fluxo de trabalho eficiente
Embora os aplicativos possam automatizar tarefas específicas, a adoção repentina de várias opções prejudica a produtividade do fluxo de trabalho. Não se sobrecarregue com muitas ferramentas. Além de alternar entre diferentes aplicativos, você também perderá tempo com tarefas desnecessárias, como carregar novas páginas, iniciar aplicativos e migrar arquivos.
Para aumentar ainda mais sua produtividade, continue avaliando os pequenos maus hábitos que estão causando gargalos no fluxo de trabalho. Sugerimos rastrear suas atividades comerciais. Definir suas tarefas ajudará você a descobrir assassinos de produtividade ocultos e perigosos, como procrastinação e mídia social. Você pode ver agora Razões pelas quais trabalhar em casa é ruim para você.
