À medida que mais e mais empresas adotam o conceito de trabalho remoto, elas precisam de todos os recursos que puderem reunir para reuniões virtuais produtivas. Embora existam muitos aplicativos de reuniões virtuais disponíveis no mercado, algumas equipes ainda não encontraram as opções certas.
O Microsoft Teams cria condições equitativas para que as equipes compartilhem e colaborem virtualmente sem gastar muito. Acompanhe enquanto discutimos como você pode aumentar sua produtividade. Verificar As melhores maneiras de gerenciar sua equipe no Microsoft Teams.
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1. Agende a reunião com precisão
O agendamento é o primeiro passo para uma reunião bem-sucedida no Microsoft Teams. Embora você possa iniciar uma reunião a qualquer momento, mas se quiser que outras pessoas se juntem a você, é necessário informá-las com antecedência.
Ao configurar uma reunião no Microsoft Teams, considere os fusos horários dos participantes. Se você for o organizador, poderá agendar uma reunião em seu fuso horário e ela refletirá automaticamente os fusos horários dos participantes em seus painéis.
Para aumentar a demanda da sua reunião, agende-a em um horário que funcione para a maioria, se não para todos os participantes. Agendar uma reunião com base em horários estranhos pode impedir que os membros de sua equipe participem. Mesmo que apareçam, podem não participar de forma ideal se o momento não for adequado para eles. Verificar Melhores aplicativos e ferramentas para agendar reuniões e marcar compromissos.
2. Escolha um administrador
O fato de você estar organizando uma reunião no Microsoft Teams não significa que você precise ser o moderador da reunião. Uma maneira de realizar com sucesso uma reunião de equipe remota é contratar um moderador, especialmente se você já tiver muito trabalho em mãos.
Atribua ao moderador de sua escolha a responsabilidade de conduzir a agenda da reunião e envolver os participantes de forma eficaz. O moderador deve acompanhar de perto o comportamento dos participantes e garantir que ninguém seja incomodado durante a reunião. Dê ao administrador acesso conveniente e controle das configurações da reunião, para que eles possam iniciar comandos quando necessário.
3. Melhore a experiência online
As reuniões online são mais produtivas nas configurações certas. Antes de iniciar a reunião, encontre um local adequado e um lugar para sentar. Verifique se a câmera do seu computador está em boas condições para obter uma ótima qualidade de imagem. O mesmo se aplica ao som. Forneça um microfone com boa qualidade de som. Teste a câmera e o microfone antes do início da reunião para evitar surpresas desagradáveis.
Enquanto a maioria dos anfitriões prefere sentar-se confortavelmente e passar sua mensagem com elegância, alguns preferem se comunicar com os participantes em uma plataforma. O Microsoft Teams oferece vários planos de fundo personalizados para embelezar seu espaço online. Verificar Os problemas técnicos mais comuns do trabalho remoto e como corrigi-los.
4. Faça anotações
Fazer anotações é uma maneira de realizar uma reunião virtual produtiva. Quando você processa muitas informações, há uma tendência a perder alguns detalhes essenciais. Uma vez que há muito que seu cérebro pode conter, você perderá informações vitais se não fizer anotações. É por isso que tomar notas é essencial durante as reuniões.
Você não precisa de caneta e papel para fazer anotações ao realizar uma reunião no Microsoft Teams. O Bloco de Notas permite exibir uma página em branco onde você pode escrever e salvar informações da reunião. Você sempre pode consultar suas anotações para recuperar a agenda principal da sua reunião. Verificar Como fazer anotações durante as reuniões do Zoom como um profissional.
5. Silenciar participantes que não falam
O ruído prejudica a produtividade no local de trabalho. Se você não cortar pela raiz, isso também pode dificultar sua reunião virtual. Mesmo quando você faz um esforço para estar em um local tranquilo para sua reunião, outros participantes podem não fazer o mesmo. O Microsoft Teams ajuda você a eliminar o ruído com seu recurso de silenciamento.
Como organizador da reunião, você pode silenciar não apenas a si mesmo, mas também outros participantes da reunião no Microsoft Teams. A regra é silenciar a voz dos participantes que não falam o tempo todo. Isso cria ordem e tato. Outros participantes entenderão a mensagem que um participante falante está passando.
6. Use a janela de bate-papo para confirmar
As reuniões virtuais devem ser envolventes para manter os participantes interessados. As pessoas se cansam facilmente de conversas longas, então você também precisa usar a janela de bate-papo no Microsoft Teams para chamar sua atenção.
Como organizador, você pode criar uma janela de bate-papo onde você e outros participantes podem deixar comentários relevantes sobre a reunião. É um bom lugar para escrever informações básicas das quais os participantes devem estar cientes. O moderador também pode pedir aos participantes que insiram quaisquer perguntas que possam ter na janela de bate-papo, para que todos possam entender claramente a resposta.
7. Grave a reunião
Um dos erros que os anfitriões de reuniões virtuais cometem é não acompanhar todas as atividades. Quando eles precisam se referir a um tópico, eles não podem. O Microsoft Teams facilitou a gravação de tela ao introduzir um recurso de gravação para entender rapidamente todos os pequenos detalhes.
A geração de referências faz parte do processo de aprendizado, e manter um registro de cada encontro online é muito útil. Ao gravar sua reunião no Microsoft Teams, você tem uma prova tangível dos detalhes da reunião. Verificar Os melhores aplicativos do Microsoft Teams para tornar sua comunicação melhor.
8. Desfoque seu plano de fundo
Assim como um ambiente barulhento pode fazer com que outra pessoa perca a mensagem de que o orador está passando por uma reunião online, um fundo barulhento também pode causar uma distração. Por exemplo, uma bela pintura no fundo de um participante pode distraí-lo do que ele está dizendo. Você pode até esquecer sua linha de pensamento.
O Microsoft Teams permite que os participantes desfoquem seus planos de fundo, para que possam se concentrar em si mesmos e no que estão discutindo. Com esse recurso, você não precisa se preocupar em ter o plano de fundo perfeito para sua reunião.
9. Use o recurso de quadro branco virtual
Muitos usuários não usam o recurso de quadro branco no Microsoft Teams ao máximo. É um quadro online para capturar suas mensagens e ideias enquanto você trabalha.
O quadro branco do Microsoft Teams é útil quando você precisa explicar ideias complexas aos membros da sua equipe durante uma reunião. Ele fornece vários elementos gráficos para ajudá-lo a expressar suas ideias com clareza. Verificar Melhores aplicativos de quadro branco para dispositivos Android e iOS.
10. Ative o compartilhamento de tela
Às vezes, não basta explicar ideias e conceitos para as equipes em uma reunião virtual. Você precisa mostrar as informações para eles como estão no seu computador. O Microsoft Teams torna isso possível com seu recurso de compartilhamento de tela.
Você tem a chance de melhorar os níveis de interação dos participantes da sua reunião online com o Microsoft Teams quando o compartilhamento de tela está ativado. Ele permite que você mostre aos outros sobre o que você está falando e como exatamente isso está no seu sistema. Verificar As melhores ferramentas e sites de compartilhamento de tela online grátis.
Faça suas reuniões virtuais valerem a pena com o Microsoft Teams
As reuniões virtuais vieram para ficar. As equipes estão fazendo grandes progressos na interação umas com as outras de seus lugares distantes. Mas para que isso aconteça, você deve ter a intenção de tirar o máximo proveito de suas reuniões, aproveitando os muitos recursos do Microsoft Teams.
Se você vai receber pessoas em uma reunião, faça valer a pena melhorando a experiência. Crie um espaço para que todos possam contribuir e compartilhar ideias. Quando os membros de sua equipe perceberem o valor de suas reuniões, eles ficarão animados para participar sempre que você agendar uma reunião. Agora você pode visualizar Como executar uma reunião bem-sucedida em realidade virtual.
