Quando se trata de estimar o tempo e gerenciar projetos independentes, o mais importante é acompanhar suas horas de trabalho. É importante conhecer bem o seu projeto para fornecer aos seus clientes uma estimativa realista de quanto tempo uma determinada tarefa levará.
Afinal, você não quer se ver superestimando ou subestimando o custo de seus clientes. Vamos dar uma olhada em algumas dicas que você deve ter em mente ao fazê-lo. Verificar Como equilibrar um trabalho em tempo integral e trabalho paralelo sem excesso de trabalho.
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1. Defina o escopo do seu projeto
O primeiro passo é certificar-se de que você tenha uma compreensão sólida do que o projeto implicará. Descubra exatamente com quais tarefas, prazos e orçamentos você estará lidando. Ter uma compreensão concreta do escopo e das tarefas envolvidas ajudará você a evitar despesas desnecessárias.
Cuidado com a fluência do escopo. Se você não for cuidadoso, seu projeto provavelmente será executado por mais tempo do que o esperado inicialmente. A melhor forma de evitá-lo é ter uma Work Breakdown Structure (WBS) para planejar detalhadamente todas as tarefas, simplificando seu fluxo de trabalho com seu cliente de forma eficaz. Você também pode usar o modelo de escopo do projeto para isso.
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2. Use o método de estimativa de tempo
Qualquer que seja o preço acordado, você deve tentar evitar subestimar e superestimar. Muitos freelancers tendem a citar suas taxas horárias ao determinar o custo do trabalho realizado, mas isso pode levar a contas inchadas ou até reduzir o custo do seu tempo - especialmente se você não levar em consideração contingências, restrições de recursos e outros fatores . Aqui estão algumas maneiras de estimar com precisão as horas do projeto:
- julgamento especializado: Isso é necessário nos casos em que os dados são difíceis ou impossíveis de medir, ou quando as especificações exatamente detalhadas não estão disponíveis. A chave para usar essa técnica é obter o máximo de informações e análises possíveis antes de tomar uma decisão. Você deve usar esse método para definir subtarefas e sua duração na estimativa de esforço e na fase de previsão de tempo.
- EquivalênciaA avaliação semelhante é uma prática comum que envolve o uso de projeto(s) com recursos semelhantes como base para sua avaliação. Você pode usar experiência anterior, médias do setor ou outros recursos para ajudá-lo nesse processo. Essencialmente, uma estimativa semelhante usa dados históricos de projetos semelhantes para fazer uma estimativa.
- Estimativa de três pontos: Este método envolve a identificação de todos os cenários possíveis (otimista, pessimista e mais provável), bem como suas probabilidades e, em seguida, chegar a uma estimativa final. É mais comumente calculado usando a Técnica de Distribuição Triângulo ou Estimativa PERT.
Ao usar o método de distribuição triangular, você pode obter a média das seguintes estimativas — uma estimativa otimista (O), uma estimativa pessimista (P) e uma estimativa mais provável (M). Então, a equação de distribuição do triângulo ficará assim:
E = (O+P+M)/3
PERT significa Avaliação de Projeto e Método de Revisão. É um modelo de tomada de decisão que ajuda os grupos a priorizar seu trabalho, determinando a quantidade de tempo necessária para concluir várias tarefas.
O método de distribuição PERT é maior que a média ponderada. Dá mais peso ao resultado mais provável e menos peso a outros resultados. Esse método geralmente é usado por gerentes de projeto para estimar as datas de conclusão do projeto, pois tende a ser mais preciso.
A equação PERT pode ser estimada da seguinte maneira:
Distribuição Beta PERT = (P + O + 4ML) / 6
Seguindo o exemplo acima, digamos que no caso de trabalho freelance na tarefa A (que por acaso é uma campanha de rede social) a estimativa mais otimista é de duas semanas, e o pior cenário é de nove semanas. A estimativa mais provável é de quatro semanas.
Aplicando a equação PERT, a estimativa de tempo aproximada seria de 4.5 semanas. Usando este método, também podemos calcular o desvio padrão neste caso para dar aos clientes mais tempo para terminar. Para a tarefa A, podemos expressá-la como:
Desvio padrão = (PO)/6 = (9–2)/6 = 1.75
Isso chega a 1.75 em nosso exemplo. Portanto, podemos fornecer uma janela de conclusão potencial de 6.25 semanas, em vez de 4.5 semanas.
- classificação ascendente: O método mais simples (e mais preciso) para calcular as horas trabalhadas de forma independente é a abordagem de baixo para cima. Essa abordagem sugere que você comece desde a base da sua WBS, capture todas as despesas e, em seguida, some-as conforme necessário.
Com essa abordagem, você pode criar estimativas precisas começando de baixo e percorrendo todos os custos do escopo do projeto. Ele ajuda você a cobrir todos os custos de uma só vez.
3. Calcule a porcentagem de drible
Como nem todos os freelancers trabalham da mesma maneira, pode ser difícil avaliar a quantidade de tempo que eles passam trabalhando em um projeto. Nesses casos, o uso da calculadora de taxa de erro pode ajudá-lo a calcular as estimativas exatas. O que ajuda você a conhecer sua proporção de tempo mais/menos, para que você possa melhorar suas horas de cobrança.
Por exemplo, se você estima que levará quatro dias para terminar um projeto, mas leva apenas dois dias, sua taxa de esquiva é de 2:1. O objetivo da taxa de correção é determinar a rapidez com que você pode percorrer as tarefas do seu projeto e quanto atraso você tem em sua programação. Verificar O que é o kit de ferramentas freelance? Aqui é onde encontrar.
4. Calcule o tempo ocioso e os intervalos
Você pode pensar que pode simplesmente somar as horas que gasta, mas isso realmente não funciona. Os dias de férias e os tempos ociosos devem ser considerados no total de horas que você planeja trabalhar.
Se você não fizer pausas, acabará se cansando mais rápido do que o esperado. Se você usa ferramentas de colaboração como Slack ou Todoist, é importante configurar o status de licença ou fora do escritório quando estiver de férias.
Se você tirar um dia de folga, leve isso em consideração ao calcular o número de horas que planeja trabalhar por semana. Se você teve um longo período de inatividade ou uma pausa no trabalho, vale a pena incluí-lo também – basta adicionar uma ou duas horas ao total de horas por semana. Verificar Como se separar completamente do trabalho antes das férias
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5. Planejamento de estimativas, contingência e revisões
Um dos erros mais comuns que um freelancer comete é não calcular o tempo de planejamento. Da mesma forma, as estimativas de contingência são necessárias para levar em conta circunstâncias imprevistas que possam surgir durante o curso do projeto – por exemplo, restrições de recursos.
- PlanejamentoVocê precisará de tempo para planejar seu negócio e certificar-se de obter todas as informações necessárias dos clientes. Isso é especialmente importante ao trabalhar com clientes que são novos em sua linha de negócios ou que não trabalharam com você antes.
- Administração: você precisará de tempo para tarefas administrativas, como enviar faturas ou configurar contas de mídia social. Você também pode precisar de tempo para acompanhar os clientes após a conclusão dos projetos.
- Emergências/Revisões: Se o projeto estiver demorando mais do que o esperado ou se algo der errado com o projeto, você pode precisar de mais tempo para tarefas administrativas, fazer acréscimos ou revisões.
6. Use ferramentas ou aplicativos de rastreamento de tempo
O rastreamento de tempo é uma ótima maneira de entender melhor quanto tempo você gasta em cada projeto. Você pode usar ferramentas como modelos de cronograma de projeto ou modelos de cronograma e aplicativos de controle de tempo para garantir que você tenha os dados corretos sobre quanto tempo leva para concluir as tarefas.
Você também descobrirá que configurar um sistema de controle de tempo, como a técnica Pomodoro, ajudará você a aumentar a produtividade, acompanhar seu progresso e garantir que você cumpra os prazos. Verificar Aplicativos de rastreamento de tempo para parar de perder tempo e ajudá-lo a fazer melhor uso dele.
7. Revise suas estimativas finais
Você terminou sua estimativa, agora é hora de fazer a estimativa final. Uma das coisas que você precisará fazer aqui é revisar suas estimativas. Verifique se alguma tarefa foi removida da nota. Em caso afirmativo, adicione essas horas extras de volta à nota final. Usar uma variedade de modelos de gerenciamento de projetos pode ajudar.
Se você tiver uma estimativa de seu cliente, revise-a para garantir que os números estejam dentro do razoável. Se houver uma discrepância entre suas duas estimativas, peça mais detalhes sobre o que ele quer e como ele quer fazer. Verificar Alguns avisos de clientes ruins que todo freelancer deveria estar ciente.
Avalie e gerencie com precisão suas horas faturáveis
O tema das horas do projeto é um tema controverso para cada freelancer, pois cada um terá seu próprio preço (com base na experiência, conhecimento no assunto, requisitos do cliente, etc.) e metodologia de resolução de problemas.
Se você está planejando calcular as horas de trabalho que devem ser pagas, conhecer essas dicas e truques será inestimável. Esperamos que você economize tempo e dinheiro em seu próximo projeto e torne todo o processo menos estressante. Verificar Como gerenciar os quatro pilares da produtividade: dicas e ferramentas para usá-los.
