Você diz a si mesmo que vai escrever isso mais tarde, mas esse "mais tarde" nunca chega. Isso ocorre porque a memória não é confiável, especialmente com a correria da vida. Um hábito eficaz de manter um diário começa com lembretes inteligentes que o alertam no momento certo para salvar aqueles pensamentos passageiros antes que eles desapareçam. Usar aplicativos de lembrete, definir alertas e definir horários específicos para anotar ideias é uma estratégia eficaz para garantir que nenhuma ideia importante seja perdida.
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O que é um blog e por que ele é importante?
Somos constantemente bombardeados com informações e distrações – notificações, e-mails, anúncios e o fascínio sempre presente das mídias sociais. Esse fluxo constante nos distrai e faz com que seja fácil esquecer tarefas, ideias ou compromissos importantes. O que piora a situação é que grandes ideias muitas vezes surgem quando menos esperamos.
O hábito de manter um diário é inspirado no método Getting Things Done (GTD) de David Allen, que enfatiza a importância de anotar tarefas e ideias em um sistema confiável assim que elas vêm à mente para liberar espaço mental.
Embora enraizado no estilo de “fazer as coisas”, o hábito de manter um diário é versátil e pode ser incorporado a qualquer sistema de produtividade.
No entanto, um bom hábito de manter um diário não significa anotar ideias e tarefas em cadernos, notas adesivas ou aplicativos aleatórios. Essa abordagem geralmente leva ao caos e à perda de detalhes. Em vez disso, trata-se de descarregar tudo intencionalmente e consistentemente em um sistema externo confiável que se alinhe ao seu estilo de vida e fluxo de trabalho.
Isso garante que tudo seja armazenado em um local central, facilitando o acesso, a organização e a ação no momento certo. O aplicativo Lembretes da Apple é uma ferramenta excelente que uso como um sistema confiável de terceiros para anotar itens rapidamente e melhorar Sistema de Gestão de Conhecimento Pessoal minha.
Por que? Primeiro, é gratuito e intuitivo, o que o torna acessível a qualquer pessoa com um dispositivo Apple. Segundo, ele sincroniza em todos os meus dispositivos Apple, então posso anotar ideias no meu iPhone em qualquer lugar e organizá-las mais tarde no meu Mac. Terceiro, sua simplicidade me permite adicionar tarefas ou notas rapidamente sem ficar atolado em recursos desnecessários.
Para aproveitar ao máximo os recursos do aplicativo Lembretes para anotar itens rapidamente, é importante configurá-lo para uso ideal. Veja como fazer isso.
Crie uma lista de captura personalizada (caixa de entrada)
As listas no aplicativo Lembretes são um recurso poderoso para Organizar e classificar tarefas relacionadas.. O primeiro passo para iniciar uma rotina de captura é criar uma lista personalizada chamada capturar أو caixa de entradaOu melhor ainda, renomeie a lista. Lembretes predefinição.
Esta etapa é essencial porque a lista Lembretes O padrão é onde as tarefas são adicionadas automaticamente quando você usa a Siri ou outros métodos. Então, embora você possa criar outra lista personalizada para selecionar itens, suas tarefas não serão selecionadas automaticamente lá.
Renomear uma lista ajuda. Lembretes padrão para algo como caixa de entrada أو capturar Para esclarecer sua finalidade e facilitar sua integração ao seu fluxo de trabalho.
Veja como renomear sua lista de lembretes padrão:
- Abra o aplicativo Lembretes no seu Mac.
- Localize a lista Lembretes Padrão na barra lateral em Minhas listas.
- Clique com o botão direito (ou clique com a tecla Control pressionada) no menu e selecione renomear.
- Digite um nome como caixa de entrada أو capturar, E selecione uma cor وsímbolo, Então toque Está bem.
Depois de ter uma lista preparada capturar Dedicado, ele se torna uma área de espera temporária para todas as tarefas e ideias recebidas e não processadas. Pense nisso como um espaço de armazenamento digital onde você pode despejar rapidamente qualquer coisa que lhe venha à mente sem se preocupar com organização imediata.
No futuro, sempre que você usar a Siri, o widget Lembretes, a Planilha de Compartilhamento ou qualquer outra maneira de adicionar tarefas, elas serão adicionadas automaticamente à sua lista. caixa de entrada أو capturar. A partir daí, você pode revisá-los e organizá-los em listas convenientes durante sessões de revisão diárias ou semanais.
Programe revisões diárias ou semanais para abordar itens de tarefas registrados.
O objetivo de registrar tarefas e ideias é tirá-las da sua mente e colocá-las em um sistema confiável, permitindo que você se concentre no que é mais importante. No entanto, como você ainda pode esquecer os itens registrados e, assim, perder os prazos, o sistema só funciona se você voltar constantemente para revisar e organizar o que registrou.
Portanto, é necessário programar um processo de revisão diário ou semanal. Para completar sua lista de tarefas de forma consistente e eficiente.
Esta revisão permite que você revise seus itens de tarefas registrados, esclareça sua finalidade e organize-os em categorias ou projetos dedicados. Ele também permite que você defina prazos, delegue tarefas ou descarte itens que não são mais relevantes.
A frequência das suas revisões depende do seu fluxo de trabalho e do volume de tarefas que você gerencia. Você pode preferir uma revisão diária rápida ou optar por uma revisão semanal mais abrangente para planejamento. Independentemente da sua preferência, o segredo é escolher um dia e horário consistentes para suas avaliações e cumpri-los.
Veja como agendar uma revisão diária ou semanal no aplicativo Lembretes:
- Abra um aplicativo Lembretes e vá para a lista Itens recebidos (captura).
- Clique no sinal + (mais) No canto superior direito para adicionar um novo lembrete. Insira um título, como Revisão semanal أو Revisão diária, conforme sua preferência.
- Clique no ícone a informação(I) ao lado do lembrete.
- Marque uma caixa Em um dia.
- Em seguida, marque a caixa. De uma vez Especifique o horário específico em que você deseja concluir sua revisão.
- Defina o lembrete para repetir para que ele apareça automaticamente na sua agenda.
- Clique no menu suspenso Repetição E definir personalizadas No fundo.
- No próximo menu pop-up, selecione Diariamente أو Semanalmente. Se você escolher Semanalmente, escolha o dia da semana em que deseja concluir sua revisão.
- toque em Está bem.
Ao configurar um lembrete de revisão recorrente, você cria uma rotina estruturada que ajuda a processar e organizar suas tarefas regularmente. Isso também permite que você mantenha um sistema de coleta limpo e organizado, reduza a desordem mental e encare cada dia ou semana com confiança.
Como registrar itens rapidamente no aplicativo Lembretes
A essência de registrar tarefas e ideias é a velocidade – você quer adicionar itens ao seu aplicativo Lembretes o mais rápido possível para evitar esquecê-los. O aplicativo Lembretes oferece várias maneiras de registrar itens sem esforço, incluindo:
1. Use o Spotlight para abrir lembretes
Embora o aplicativo Lembretes não ofereça atualmente um atalho de teclado para todo o sistema (como o atalho Quick Enter no OmniFocus) para adicionar tarefas rapidamente, o Spotlight oferece uma alternativa razoável. Embora esse método envolva algumas etapas extras em comparação ao atalho de teclado personalizado, ainda é uma maneira confiável de abrir rapidamente os Lembretes e começar a capturar tarefas.
Para abrir o aplicativo Lembretes usando o Spotlight, toque em Command + Espaço No seu Mac, digite Lembretes E pressione Entrar Para abrir o aplicativo e adicionar sua tarefa.
2. Use a Siri para adicionar tarefas sem usar as mãos
A Siri é uma das melhores maneiras de registrar itens no aplicativo Lembretes, especialmente quando estou com as mãos ocupadas. Tudo o que você precisa fazer é ativar a Siri dizendo “E aí Siri”, seguido da tarefa. Por exemplo:
Ei, Siri, me lembre de ligar para o encanador às 9h da manhã na sexta-feira.
Olá Siri, lembre-me de enviar um e-mail para um cliente amanhã às 10h.
Se você renomear a lista de Lembretes padrão para Retirar ou Caixa de entrada (como mostrado acima), todas as tarefas adicionadas pela Siri irão automaticamente para essa lista. Você também pode definir listas personalizadas para organizar suas tarefas com a Siri, como dizer: “Ei Siri, adicione ‘comprar leite’ à minha lista de compras”.
3. Configure um widget de acesso rápido
Adicionar widgets interativos à sua área de trabalho do Mac Serve como um atalho visual que mantém suas ferramentas favoritas na ponta dos dedos. Adicionar um widget Lembretes à sua área de trabalho permite que você visualize e conclua lembretes rapidamente e abra o aplicativo.
Para adicionar um widget de Lembretes à área de trabalho do seu Mac, clique com o botão direito e mantenha pressionada a tecla Ctrl no plano de fundo da área de trabalho e escolha Editar elementos da IU Para abrir o navegador de elementos da interface do usuário. Procurar LembretesEm seguida, selecione o tamanho do widget que você preferir e arraste-o para sua área de trabalho.
Embora o widget Lembretes permita principalmente que você visualize e conclua tarefas concluídas diretamente, você também pode tocar no widget para abrir rapidamente o aplicativo Lembretes e adicionar novos itens como de costume.
Ter um forte hábito de manter um diário é uma técnica de produtividade que permite que você recupere a clareza mental e se concentre no que é mais importante. Com essas dicas, você pode usar facilmente o aplicativo Lembretes para anotar e organizar tarefas no seu Mac.
